A seguito del deposito telematico di un atto , il sistema ministeriale prevede la ricezione di una serie di e-mail che verranno recapitate direttamente nella casella PEC utilizzata dall’avvocato per effettuare il deposito.
Se il procedimento ha avuto esito positivo si riceveranno quattro messaggi di posta elettronica, altrimenti se ne potrà ricevere un numero inferiore.
Accettazione.
Come per ogni invio di posta elettronica certificata, la prima risposta che si riceve è il messaggio di accettazione proveniente dal proprio provider di posta. Questo messaggio attesta che, ad una certa data e ad una certa ora,l’avvocato ha provveduto ad inviare un messaggio di posta elettronica certificata alla cancelleria destinataria e che il proprio provider di PEC ha correttamente ricevuto il messaggio e si fa carico di inoltrarlo al server di destinazione.
Si tratta di un messaggio che NON PROVIENE DA ALCUN COMPUTER DEL SISTEMA MINISTERIALE , ma dal proprio provider di posta. Esso attesta, comunque, che l’invio da parte dell’avvocato è stato effettuato all’ora e nel giorno indicati.
RDAC : Ricevuta di avvenuta consegna.
Il messaggio di “consegna” della PEC inviata (che nel sistema del processo telematico viene indicato con l’acronimo RDAC – Ricevuta di Avvenuta Consegna) attesta che il sistema ministeriale ha ricevuto dall’avvocato mittente un messaggio di posta indirizzato alla casella di PEC della cancelleria di destinazione e che tale messaggio è stato correttamente inoltrato.
La RDAC contiene in allegato il messaggio originariamente inviato dall’avvocato e riporta due informazioni importantissime : data e ora del deposito e codice univoco di identificazione del messaggio inviato.
La RDAC va conservata poiché rappresenta la prova dell’avvenuto deposito e poiché, qualora dovesse verificarsi un problema nel reperimento della busta depositata, il codice univoco permetterebbe di rintracciarla nel sistema ministeriale e, eventualmente, provvedere al suo ripristino. Essendo la RDAC un documento firmato digitalmente se ne consiglia ( agli avvocati) la conservazione sotto forma di file, poiché solo i file firmati digitalmente sono originali con valore legale, le stampe sono pure copie. Poiché la busta è destinata ad una cancelleria specifica ed è criptata , il server che invia la RDAC non è in grado di leggerne il contenuto.
Esso attesta unicamente che la busta è stata correttamente trasmessa al Sistema Giustizia, che le indicazioni sulla cancelleria sono formalmente corrette e che il deposito è avvenuto nella data e nell’ora in cui la RDAC viene generata.
Di norma la RDAC viene generata pochi secondi dopo l’invio della busta, anche se il messaggio di consegna può impiegare più tempo per essere recapitato al mittente. Trattandosi di sistemi informatici, tuttavia, non è possibile garantire quanto tempo esatto trascorrerà dal momento dell’invio a quello della generazione della RDAC, poiché dipende da numerosi fattori. Sconsigliamo, quindi, di effettuare il deposito negli ultimi minuti prima della scadenza del termine.
Esito Controlli Automatici.
La terza ricevuta è anch’essa generata da un computer, più precisamente , è inviata dal server della cancelleria di destinazione che, questa volta è in grado di decrittare la busta telematica e fare un primo controllo formale. Il server verifica che esista nella cancelleria di destinazione un fascicolo avente il ruolo indicato, che esso sia collegato al codice fiscale dell’avvocato che esegue il deposito ed altri controlli di questo genere.
Se tale verifica ha esito positivo, il deposito prosegue la sua strada e viene inoltrato al cancelliere.
Intervento manuale del cancelliere.
L’ultima ricevuta, la quarta, viene invece generata a seguito dell’intervento manuale del cancelliere ed è, pertanto, la risposta di merito che indica se il deposito è stato accettato.
Nel caso in cui la busta inviata fosse incompleta, poiché l’attestazione temporale del deposito è già stata rilasciata nella RDAC, può accadere che venga egualmente accettata dalla cancelleria, che provvederà a richiedere l’integrazione dei documenti inviati. In questo caso si dovrà inviare una nuova busta contenente l’atto di integrazione.