Preliminarmente si evidenzia che le “raccomandazioni” sotto indicate, frutto dell’esperienza degli ultimi mesi, se osservate, consentiranno di migliorare l’efficienza dell’attività della cancelleria, limitando le lungaggini dovute alla necessità di visionare gli atti inviati telematicamente per individuare la tipologia, l’oggetto reale della richiesta etc prima di procedere alla eventuale accettazione.
Una maggiore accuratezza nella predisposizione degli atti da inviare telematicamente consentirà di velocizzare i tempi di accettazione nell’interesse di tutti.
RACCOMANDAZIONI PER L’INVIO DI ATTI TRAMITE PCT.
L’atto principale non deve essere il risultato di una scansione ma la trasformazione in un file PDF di un documento redatto con un word processor.
Non inserire nomi in lettere minuscole accentate nei dati atto xml, in tal caso, per un difetto del sistema ( già segnalato ) non viene consentita né l’accettazione né il rifiuto, anche se non viene evidenziato nessun allarme o messaggio di errore.
Nel caso in cui il convenuto/resistente sia una P.A. o un Ente Pubblico inserire possibilmente il codice fiscale in particolare per le parti abituali ( es. INPS) , tale adempimento è indispensabile per le comunicazioni /notificazioni che devono essere effettuate all’amministrazione e non al funzionario che la rappresenta in giudizio.
Utilizzare esclusivamente l’invio come atti di parte e non atti del professionista che il sistema informatico classifica come atti degli ausiliari del giudice ( CTU etc)
E’ indispensabile inserire sempre il numero di ruolo quando si trasmette un atto successivo all’iscrizione, in particolare attendere comunque la comunicazione del numero di registro generale prima di trasmette eventuale integrazione di documentazione, integrazione che tecnicamente non può essere accettata se prima il fascicolo non risulti “assegnato a giudice”.
Se si tratta di integrazione documentale, anche successiva, per es. richiesta dal magistrato, indicarlo espressamente nell’atto principale con un indice dettagliato della documentazione trasmessa ( NON ritrasmettere l’atto introduttivo o la nota di iscrizione) in caso contrario se non è presente il numero di R.G. il sistema, ma anche il cancellerie, scambia l’invio per una nuova iscrizione, analogamente procedere in caso di invio di scannerizzazione della copia notificata.
Se non indispensabile evitare l’invio di documenti zippati che rallentano le operazioni di verifica.
L’indicazione del numero di Registro Generale deve risultare nella busta telematica, non serve che sia contenuto SOLTANTO all’interno dell’atto , anche in tal caso il sistema lo classifica come una nuova iscrizione ma incompleta e quindi da rifiutare.
Prestare la massima attenzione nell’inserimento della sezione, nonché del codice oggetto esatto, infatti in caso di errore nella trasmissione l’atto verrà rifiutato dalla cancelleria non esistendo comunque la possibilità di “passaggio per competenza” di fascicoli telematici da una sezione ad un’altra.
Evidenziare sempre la tipologia di atto inviato anche nell’intestazione dello stesso e non limitarsi ad un generico “atto in corso” in tale caso si costringe la cancelleria, che ha, ovviamente, una suddivisione interna dei compiti, come avviene per il cartaceo, a ritardi nell’accettazione dovuti alla necessità di visionare, ciascuno, tutti gli atti in attesa di accettazione per capire quale è la cancelleria competente !
In particolare quando trattasi di opposizioni ( a decreto ingiuntivo, ad ATPO in materia di previdenza e assistenza etc.) indicare chiaramente anche nell’intestazione dell’atto che trattasi di opposizione con individuazione univoca del numero di registro generale e/o numero del decreto ingiuntivo.
Prima di inviare un atto in corso accertarsi dell’esattezza del numero di ruolo inserito, in caso contrario l’atto verrà acquisito a fascicolo diverso e non risulterà nel fascicolo esatto con problemi eventuali di mancato rispetto dei termini per il deposito dovuti all’errato invio.
Utilizzare correttamente il codice oggetto, se non si riesce ad individuare il codice utile chiedere preventivamente alla cancelleria competente evitando di inserire codici errati o generici, l’inserimento di un codice errato può comportare l’assegnazione alla sezione o al magistrato diversi da quelli competenti e comunque causare lungaggini e ritardi.
NON inviare più volte un atto nella stessa giornata o il giorno successivo quando il primo invio è in attesa di accettazione della cancelleria, l’invio multiplo causa ulteriori ritardi nelle accettazioni con il rischio di iscrizione più volte dello stesso atto e richiesta di pagamento del C. U.
In caso di intervento volontario (anche per prosecuzione del giudizio), chiamata di terzo o riconvenzionale indicare sempre il numero di registro generale corretto, anche in tali casi il sistema identifica l’atto come una nuova iscrizione.
NON depositare MAI contemporaneamente o addirittura prima dell’accettazione telematica dell’atto eventuale copia di cortesia, è avvenuto che l’atto venisse scaricato come deposito cartaceo con conseguenti problemi per l’accettazione dello stesso atto per via telematica.
Generare la N .I. R. ( nota iscrizione a ruolo) esclusivamente con la funzionalità prevista , NON scannerizzare e inviare una nota di iscrizione predisposta diversamente ( es. easy nota) potrebbe contenere dati diversi da quelli inseriti nella busta e creare solo confusione e/o problemi all’atto dell’accettazione.
In caso di rifiuto dell’atto da parte della cancelleria, apportare le opportune modifiche prima di procedere al nuovo invio seguendo le indicazioni fornite nella motivazione, si sottolinea che la cancelleria è interessata ad accettare gli atti per quanto possibile, infatti lo stesso atto verrà presumibilmente inviato di nuovo, ed è, comunque, tenuta al solo controllo formale.