[A] - Di norma, l’autenticità della sottoscrizione di qualsiasi istanza o dichiarazione sostitutiva dell’atto di notorietà, da produrre alle pubbliche amministrazioni ovvero ai gestori o esercenti di pubblici servizi, è garantita con le modalità indicate dagli artt. 21/1°c. e 38 del D.P.R. 445/2000 (Testo Unico in materia di documentazione amministrativa), senza particolari formalità: esclusivamente mediante apposizione della firma davanti al pubblico dipendente addetto alla ricezione dell’atto, oppure mediante presentazione (ad esempio, a cura di un familiare del firmatario) dell’atto già sottoscritto unitamente a copia fotostatica non autenticata di un valido documento di identità del sottoscrittore; le istanze e le dichiarazioni da presentare alle pubbliche amministrazioni o ai gestori o esercenti di pubblici servizi possono essere inviate anche per fax e via telematica, oltre che a mezzo servizio postale, ma in tal caso devono essere corredate da copia fotostatica non autenticata di un valido documento di identità del sottoscrittore.
[B] - Se invece l’istanza o la dichiarazione sostitutiva dell’atto di notorietà non deve essere presentata alla P.A. o ai gestori di P.S. bensì a soggetti o enti privati, ovvero pur dovendosi presentare alla P.A. o ai gestori di P.S., la presentazione è finalizzata alla riscossione da parte di terzi di benefici economici, allora occorre l’autenticazione formale della firma a cura di un notaio, cancelliere, segretario comunale, dipendente addetto a ricevere la documentazione o altro dipendente incaricato dal Sindaco, ai sensi dell’art. 21/2°c. del D.P.R. 445/2000 ed è dovuta l'imposta di bollo (salve esenzioni ex lege); tale autenticazione è redatta di seguito alla sottoscrizione e il pubblico ufficiale, che autentica, attesta che la sottoscrizione è stata apposta in sua presenza, previo accertamento dell'identità del dichiarante, indicando le modalità di identificazione, la data ed il luogo di autenticazione, il proprio nome, cognome e la qualifica rivestita, nonché apponendo la propria firma e il timbro dell'ufficio (colui che firma si deve presentare personalmente, deve firmare in presenza del pubblico ufficiale ed essere in possesso di un documento di riconoscimento valido).
Colui che firma deve essere, altresì, in grado di intendere e di volere ed in caso contrario (o se trattasi di minori) la dichiarazione deve essere sottoscritta dal genitore esercente la potestà, dal tutore, ovvero dall’interessato con l’assistenza del curatore; in caso di impedimenti fisici o analfabetismo, la dichiarazione è raccolta dal pubblico ufficiale che attesta che la dichiarazione è stata a lui resa, facendo menzione della causa dell’impedimento a sottoscrivere (non è più necessaria la presenza di testimoni); in caso di impedimento temporaneo per ragioni di salute, la dichiarazione è resa, nell’interesse della persona impedita, dal coniuge o, in sua assenza dai figli o, in mancanza, da altro familiare, facendo menzione dell’esistenza dell’impedimento temporaneo.
La legalizzazione delle firme dei notai, funzionari di cancelleria e ufficiali giudiziari rientra nella competenza della Procura della Repubblica.
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In queste ultime ipotesi [B], di regola l'autenticazione di sottoscrizione è soggetta all'imposta di bollo fin dall'origine, a meno che non siano previste specifiche esenzioni per il particolare uso al quale il documento è destinato; in tal caso, all’atto della richiesta, è necessario che l’interessato ne specifichi l’uso, indicando espressamente la norma di esenzione (a titolo di esempio, dei principali usi che giustificano l'esenzione dall'imposta di bollo: pensionistico, assegni familiari, leva militare, iscrizione liste di collocamento, ecc.). Si consulti in proposito il seguente file pdf: [Visualizza ALLEGATO_ESENZIONI IMPOSTA DI BOLLO] Per l’autentica di firma occorre, pertanto, una marca da bollo di € 16,00 e, nel caso in cui si scelga di autenticare la sottoscrizione davanti a un Cancelliere presso gli Uffici Giudiziari, una ulteriore marca per diritto di certificazione di conformità pari ad € 11,63. Sono fatte salve modificazioni ex lege agli importi e/o alla normativa, successive all’ultimo aggiornamento della presente pagina web. La documentazione necessaria ai fini della identificazione è la seguente: - per i cittadini italiani, il documento di identità in corso di validità; - per gli stranieri, il passaporto e il permesso di soggiorno; - per i comunitari, l’attestato di soggiorno, unitamente al passaporto o altro documento di identità valido. |
È bene sapere che … …
Vi sono, tuttavia, dei casi in cui non è possibile in generale autenticare le sottoscrizioni, quando ad esempio trattasi di firme apposte in calce a dichiarazioni d'impegno e di volontà, accettazioni o rinunce d'incarico, procure (atti con cui l'interessato conferisce ad altri soggetti il potere di agire in nome e per proprio conto), dichiarazioni future, scritture private e meri rapporti tra privati, dichiarazioni a contenuto negoziale regolate dal codice civile (in tali casi sarà necessario rivolgersi ad un notaio), oppure di firme apposte in calce a documenti in lingua non italiana (l'eventuale documento presentato in lingua straniera, dovrà essere fornito anche di idonea traduzione conforme alla normativa in materia).
La sottoscrizione delle domande per la partecipazione a selezioni ai fini dell’assunzione a qualsiasi titolo, in tutte le pubbliche amministrazioni, nonché ad esami per il conseguimento di abilitazioni, diplomi o titoli culturali, non è soggetta ad autenticazione.
Viceversa ed a titolo esemplificativo, sono casi in cui è sempre necessaria l'autenticazione di firma, oltre le dichiarazioni sostitutive dell'atto di notorietà da produrre a privati, le deleghe a riscuotere benefici economici per conto di terzi (anche se sono da produrre a pubbliche amministrazioni e a gestori o esercenti di pubblici servizi), le dichiarazioni di accettazione di candidature elettorali, presentazione di liste elettorali, proposte di leggi e referendum nazionali, regionali e locali, i passaggi di proprietà di beni mobili registrati (autoveicoli, motoveicoli, ecc.).
Inoltre, per effetto della novità introdotta dalla Legge 106/2011 (che ha modificato l'art. 8 della Legge 386/90 aggiungendo il comma 3 bis secondo cui l'autenticazione è effettuata ai sensi dell'articolo 21/2°c. del DPR 445/2000), l’autenticazione della sottoscrizione della quietanza liberatoria del pagamento dell'assegno emesso senza provvista dopo la scadenza del termine di presentazione, prima di competenza esclusiva dei notai, oggi può essere autenticata anche dal Cancelliere, oltre che dal dipendente comunale incaricato dal Sindaco.
Altra ipotesi peculiare in presenza della quale è necessaria l’autenticazione di firma, è quella della Testimonianza scritta nel processo civile che, se ammessa dal Giudice, prevede la redazione di risposte scritte su un modello ministeriale e l’autentica delle firme ivi richieste al Comune, dal Segretario Comunale o delegato, oppure da un Funzionario o Cancelliere di un Ufficio Giudiziario (anche diverso da quello presso il quale è in corso di svolgimento la causa civile, se il testimone non è residente o domiciliato nel Circondario del Tribunale Civile interessato); in particolare, sotto ogni dichiarazione o risposta data, il testimone deve apporre la propria firma nell’apposito spazio a ciò dedicato; la firma deve essere apposta alla presenza di un segretario comunale o di un cancelliere di un ufficio giudiziario; ogni foglio deve essere autenticato da un segretario comunale o dal cancelliere di un ufficio giudiziario; l’autentica della firma è gratuita ed esente da bollo e qualsivoglia diritto.
Per ulteriori approfondimenti, si consulti la seguente pagina:
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Viceversa, si evidenzia che vi sono ipotesi di legge particolari, in presenza delle quali NON è possibile effettuare l’autentica di firma a cura del Cancelliere presso gli Uffici Giudiziari.
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